Hjälp att lämna anbud i offentlig upphandling. Att lämna ett anbud i en offentlig upphandling kan kännas både tidskrävande och komplicerat. Men med rätt strategi, god förberedelse och tydliga rutiner går det att öka både effektivitet och träffsäkerhet i processen – och därmed också chanserna att vinna.
I det här inlägget delar vi på UpphandlingDirekt med oss av våra bästa tips för hur du strukturerat, korrekt och strategiskt går tillväga när du lämnar anbud i en offentlig upphandling.
1. Läs underlaget noggrant och säkerställ att ditt företag uppfyller alla krav
Det allra första du ska göra är att läsa hela upphandlingsunderlaget – från början till slut – och göra en ärlig bedömning:
- Är uppdraget relevant och intressant för ditt företag?
- Har ni kapacitet, kompetens och resurser för att genomföra det?
- Uppfyller ni alla de angivna skall-kraven?
Om du inte uppfyller ett enda skall-krav så kommer ditt anbud att diskvalificeras, oavsett hur bra det är i övrigt. Därför är det viktigt att tidigt avgöra om det är värt att lägga tid på att lämna anbud eller inte.
2. Utvärdera dina chanser att vinna upphandlingen
Nästa steg är att göra en strategisk bedömning av dina möjligheter att faktiskt vinna affären. Ställ dig frågor som:
- Hur stark är konkurrensen i denna upphandling?
- Är kraven rimliga i förhållande till värdet på uppdraget?
- Verkar förfrågningsunderlaget oproportionerligt omfattande?
Om arbetet med att ta fram ett anbud är mycket tidskrävande och uppdraget är relativt litet kan det ibland vara mer lönsamt att avstå. Tveka heller inte att ställa frågor till upphandlaren – det visar engagemang och ger dig samtidigt tydlighet.
3. Gör en checklista på allt som ska lämnas in
En av de vanligaste orsakerna till att anbud diskvalificeras är att dokument eller information saknas. Därför är det viktigt att du tidigt gör en checklista över alla delar som måste vara med:
- Obligatoriska bilagor och intyg
- Referensblanketter
- Företagsbeskrivning
- Prissättning/affärsmodell
- CV för nyckelpersoner
- Kvalitets- och miljöledningssystem
- Tekniska specifikationer eller metodbeskrivningar
Banta gärna ned kraven från underlaget till en överskådlig punktlista – det sparar tid och minskar risken att missa något.
4. Var ute i god tid
Det är lätt att underskatta hur mycket tid ett väl genomarbetat anbud faktiskt kräver. Att bara samla in alla referenser, skriva texter och anpassa bilagor kan ta betydligt mer tid än man tror.
Exempelvis:
- Referenser behöver ibland undertecknas och scannas
- Beskrivningar ska skrivas om för att passa exakt det som efterfrågas
- Interna godkännanden kan behövas i större organisationer
- Portaler för inlämning kan vara tekniskt krångliga
Planera därför anbudsarbetet med god framförhållning och lägg in marginal för oförutsedda moment.
5. Följ underlaget till punkt och pricka – inget mer, inget mindre
En vanlig fälla är att lämna för mycket information – i tron att det stärker anbudet. Men i offentlig upphandling gäller regeln: lämna exakt det som efterfrågas – varken mer eller mindre.
Om du till exempel bifogar extra material som inte är begärt, kan det leda till att utvärderingen blir orättvis – och därmed att anbudet måste diskvalificeras. Omvänt gäller att om du missar att bifoga något som efterfrågas, så kan du också diskvalificeras.
Läs alltså varje instruktion noggrant och följ strukturen som anges.
6. Begär sekretess för känslig information
Oavsett om det står något om det i upphandlingsdokumenten eller inte, har du alltid rätt att begära att viss information ska omfattas av sekretess.
Det är särskilt vanligt att begära sekretess för:
- Kvalitets- och miljöledningssystem
- Arbetssätt och rutiner
- Strategiska referenser
- Prissättning (särskilt styckpriser)
- CV och nyckelkompetenser
Även om sekretess inte alltid garanteras – myndigheten gör en egen prövning enligt offentlighetsprincipen – så är det viktigt att du gör en tydlig och korrekt begäran. Det är ett sätt att visa att du skyddar ditt företag, dina kundrelationer och dina affärshemligheter.
7. Ta hjälp – det lönar sig i längden
Många företag försöker hantera anbudsarbetet själva – men offentlig upphandling är ett specialistområde. Genom att ta hjälp med att tolka underlag, utforma anbud, kontrollera kravuppfyllelse och formulera texter kan du både spara tid och öka dina chanser att vinna.
Vi på UpphandlingDirekt har lång erfarenhet av att hjälpa leverantörer att skapa konkurrenskraftiga anbud. Oavsett om du behöver punktinsatser eller helhjälp genom hela processen, finns vi här för dig.
Sammanfattning
Att lämna anbud i offentlig upphandling kräver både struktur, noggrannhet och strategi. Genom att:
- Analysera underlaget noggrant
- Säkerställa kravuppfyllelse
- Planera och arbeta metodiskt
- Följa instruktionerna exakt
- Skydda känslig information
- Och ta hjälp vid behov
…ökar du dina chanser att inte bara lämna ett korrekt anbud – utan också ett vinnande sådant.
Vill du ha hjälp att ta fram ett professionellt, genomarbetat anbud? Kontakta oss på UpphandlingDirekt för en kostnadsfri behovsanalys eller offert.