Så vinner du fler offentliga upphandlingar – våra bästa tips för anbudsgivare

Så vinner du fler offentliga upphandlingar – 10 konkreta tips. Att vinna en offentlig upphandling är ofta skillnaden mellan tillväxt och stagnation för många företag. Men konkurrensen är hård, regelverken komplexa och varje upphandling unik. I det här blogginlägget delar vi på UpphandlingDirekt med oss av våra bästa tips för att du som leverantör ska öka dina chanser att ta hem fler offentliga kontrakt – utan att kompromissa med kvalitet eller lönsamhet.

Vad är en offentlig upphandling – en snabb översikt

Offentlig upphandling är det system som stat, kommuner och andra offentliga aktörer använder för att köpa varor, tjänster och entreprenader. Systemet styrs av lagen om offentlig upphandling (LOU) och är utformat för att säkerställa öppenhet, likabehandling och konkurrens.

Varje år upphandlas varor och tjänster för hundratals miljarder kronor i Sverige, vilket gör offentlig sektor till en av landets största kunder. Men att få ett kontrakt är inte bara en fråga om pris – utan om hur väl du förstår spelets regler.

1. Förstå upphandlingsdokumenten – läs mellan raderna

Det första steget mot ett framgångsrikt anbud är att noggrant analysera hela förfrågningsunderlaget. Här finns svaren på vad upphandlaren vill ha, vilka krav som ställs och hur anbudet ska utformas.

• Identifiera alla skall-krav – dessa måste uppfyllas för att anbudet ens ska utvärderas.
• Notera hur utvärderingen sker – är det lägsta pris, ekonomiskt mest fördelaktiga eller annan modell?
• Håll koll på deadlines och bilagor – formella misstag är en vanlig orsak till diskvalificering.

2. Anpassa ditt anbud – ingen “copy-paste”

Många företag återanvänder gamla anbudsmallar. Det kan spara tid, men det är sällan ett vinnande upplägg. Varje upphandling är unik och kräver ett skräddarsytt svar.

Det handlar om att visa att du förstår kundens behov och att just din lösning är rätt för dem. Lyft fram det som efterfrågas – inte allt du kan. Kvalitet före kvantitet gäller här.

3. Svara tydligt och strukturerat – gör det lätt att välja dig

Upphandlarens vardag är ofta pressad. Ett anbud som är tydligt, välstrukturerat och lätt att läsa gör jobbet enklare för dem – och ökar chanserna att du går vidare i processen.

• Följ strukturen i förfrågningsunderlaget – punkt för punkt.
• Använd rubriker och punktlistor för överskådlighet.
• Undvik interna förkortningar och tekniskt språk om det inte efterfrågas.

4. Prissättning – konkurrenskraftigt men hållbart

Det är lätt att stirra sig blind på priset, särskilt om det är ett avgörande kriterium. Men att offerera för lågt kan slå tillbaka – i form av utebliven vinst eller sänkt kvalitet.

Sätt ett pris som är marknadsmässigt, realistiskt och lönsamt. Förklara gärna hur det är uppbyggt – transparens skapar förtroende.

5. Visa mervärde – när det är möjligt

När upphandlingen utvärderas enligt “ekonomiskt mest fördelaktiga anbud” finns ofta möjlighet att vinna på mer än pris. Då gäller det att tydligt visa vilket mervärde du erbjuder:

• Korta leveranstider
• Låg miljöpåverkan
• Utökad garanti eller support
• Utbildning av kundens personal

Det som inte nämns i anbudet finns inte – så var inte rädd att lyfta fram din styrka.

6. Säkerställ dina referenser – välj dem med omsorg

Många upphandlingar kräver att du anger referensuppdrag. Här är det avgörande att:

• Referenserna är relevanta för upphandlingen
• De är informerade om att de kan bli kontaktade
• Du håller dem uppdaterade om processen

En stark referens som kan tala väl om dig är ovärderlig – särskilt när flera leverantörer är jämnt matchade.

7. Kvalitetssäkra hela ditt anbud – slarv kostar affärer

Inget anbud är bättre än den sista granskningen. Många företag faller på enkla misstag som:

• Missade bilagor
• Formfel i anbudsmallen
• Felaktiga intyg eller signaturer

Gör en checklista och låt gärna en kollega läsa igenom innan ni skickar in. Det kan rädda affären.

8. Lär dig av varje upphandling – oavsett resultat

Be alltid om att få ta del av tilldelningsbeslutet – även när du inte vunnit. Här kan du se hur du stod dig i konkurrensen och vad som kan förbättras till nästa gång.

Följ också upp med upphandlaren om du har möjlighet. Många är villiga att ge kort feedback, vilket kan vara guld värt för framtida framgångar.

9. Överklaga bara när det finns sakliga skäl

Att överklaga en upphandling är en rättighet, men bör användas med försiktighet. Det är resurskrävande och påverkar ditt anseende. Överklaga bara när du tydligt kan visa att:

• Skallkrav har frångåtts
• Utvärderingen inte följt angivna kriterier
• Du lidit skada på grund av felet

Vi på UpphandlingDirekt hjälper gärna till med en förhandsbedömning om du är osäker.

10. Ta hjälp av experter – det lönar sig

Offentlig upphandling är ett hantverk som kräver både erfarenhet och tid. Genom att ta hjälp av en expertpartner som UpphandlingDirekt kan du fokusera på din kärnverksamhet, samtidigt som vi säkrar att ditt anbud är både konkurrenskraftigt och korrekt.

Vi erbjuder allt från punktinsatser till helhetsåtaganden – oavsett om du är ny på marknaden eller en van aktör som vill ta din anbudsstrategi till nästa nivå.

---

FAQ – Vanliga frågor om att vinna offentliga upphandlingar

Hur ofta upphandlas offentliga kontrakt?
Varje år görs över 18 000 offentliga upphandlingar i Sverige – vilket motsvarar inköp för över 800 miljarder kronor.

Vad är det vanligaste misstaget anbudsgivare gör?
Att missa skallkrav, inte anpassa sitt anbud efter förfrågan och att lämna in ofullständigt material är några av de vanligaste misstagen.

Behöver man vara billigast för att vinna?
Nej. Många upphandlingar avgörs efter “bästa förhållande mellan pris och kvalitet”. Det gäller att visa mervärde.

Kan ett litet företag konkurrera i upphandlingar?
Absolut. Offentlig upphandling ska vara öppen för alla – stora som små företag. Det gäller att fokusera på styrkorna.

Kan man få hjälp med att skriva anbud?
Ja. UpphandlingDirekt erbjuder kvalificerad hjälp med hela anbudsprocessen – från analys till inlämning.

---

Sammanfattning

Att vinna fler offentliga upphandlingar kräver noggrannhet, strategi och erfarenhet. Genom att läsa upphandlingsunderlaget noga, anpassa dina svar, prissätta klokt och lyfta fram mervärde ökar du dina chanser dramatiskt. Kom ihåg att varje upphandling – vinst eller förlust – är en möjlighet till lärande.

Vill du ha stöd i din nästa upphandling? Kontakta oss på UpphandlingDirekt så hjälper vi dig att ta fram ett konkurrenskraftigt anbud som gör skillnad.